Automatizar un proceso tiene un coste: hay que entenderlo, definirlo y mantenerlo. Por eso la primera pregunta no es cómo automatizarlo, sino si merece la pena hacerlo.
Señales de que sí tiene sentido
- La tarea se repite con frecuencia y consume tiempo medible.
- Las reglas de decisión se pueden explicar con claridad.
- Los errores manuales tienen consecuencias reales.
- La información ya existe en algún sistema accesible.
Señales de que conviene esperar
- El proceso va a cambiar en poco tiempo.
- Cada caso se decide de forma distinta y depende del criterio de una persona.
- El volumen es tan bajo que el mantenimiento cuesta más que la tarea.
Antes de automatizar conviene simplificar. Muchos procesos mejoran simplemente eliminando pasos que ya no aportan nada.